Téma následné komunikace po pracovním pohovoru, zejména formou poděkování a follow-up e-mailu, je často podceňováno, přestože představuje důležitý strategický krok, který může výrazně ovlivnit výsledek výběrového řízení. Zatímco většina kandidátů se soustředí na perfektní přípravu na samotný pohovor, ti nejúspěšnější vědí, že profesionální dojem pokračuje i po jeho skončení.
Následný e-mail není pouhou formalitou, ale poslední příležitostí, jak posílit váš zájem, projevit profesionalitu, vyzdvihnout klíčové kvalifikace a odlišit se od ostatních kandidátů.
Proč je následný e-mail (Follow-up) po pohovoru tak důležitý?
- Projev profesionality a zdvořilosti: Zasláním děkovného e-mailu ukazujete respekt k času, který vám personalista nebo manažer věnoval. Jde o znak dobrého vychování a profesionálního jednání.
- Posílení zájmu o pozici: E-mailem aktivně potvrzujete, že po získání nových informací na pohovoru je váš zájem o pozici stále silný, případně ještě větší. Zaměstnavatelé si cení nadšených a motivovaných kandidátů.
- Vytvoření trvalého dojmu: V konkurenčním prostředí se následný e-mail stává strategickou výhodou. Většina kandidátů ho nepošle. Ti, kteří tak učiní, se náborovému manažerovi připomenou v pozitivním světle a „udrží konverzaci čerstvou“ v jeho paměti.
- Objasnění nebo doplnění informací: Poskytuje vám prostor k doplnění myšlenek, které vás napadly až po pohovoru, nebo k objasnění bodů, kde jste si nebyli jistí svým výkonem.
- Připomenutí klíčových dovedností: Umožňuje zopakovat, jak konkrétně vaše dovednosti a zkušenosti přispějí k řešení problémů nebo dosažení cílů společnosti (ideálně s odkazem na konkrétní diskusi z pohovoru).
Kdy e-mail odeslat: Ideální načasování
Klíčové je odeslat poděkování v době, kdy je rozhovor pro tazatele stále čerstvý.
- Ideální doba: Do 24 hodin po pohovoru. Pokud jste měli pohovor ráno, můžete poslat e-mail odpoledne. Po pozdně odpoledním pohovoru je vhodné odeslat ho následující ráno.
- Pátek a Víkend: Pokud byl pohovor v pátek, pošlete e-mail ještě ten den. Čekat do pondělí se nedoporučuje, aby se neztratil moment překvapení.
- Příliš brzy? Odeslání e-mailu bezprostředně po skončení pohovoru může působit uspěchaně. Dejte si čas na promyšlení, co konkrétního chcete sdělit.
Struktura perfektního následného e-mailu
Dobře napsaný follow-up e-mail by měl být stručný, profesionální a především personalizovaný.
1. Předmět e-mailu (Subject Line)
Předmět by měl být jasný, stručný a okamžitě identifikovat, o koho se jedná a na jakou pozici navazujete.
- Příklady:
- Děkuji Vám za Váš čas – [Vaše Jméno] – Pozice [Název pozice]
- Navazující zpráva k pohovoru na pozici [Název pozice]
- Poděkování – setkání ohledně role [Název pozice]
2. Oslovení
Vždy oslovte tazatele/tazatele jménem. Pokud jste mluvili s více lidmi, je nejlepší poslat každému z nich individuální e-mail, přičemž každý by měl obsahovat specifický detail z konverzace s danou osobou. Pokud to není možné, můžete poslat jeden e-mail všem, ale i tak se snažte být co nejvíce konkrétní.
- Příklad: Vážená paní Nováková, nebo Dobrý den, pane Nováku a paní Svobodová,
3. Poděkování a potvrzení zájmu (Úvod)
Začněte vyjádřením vděčnosti za čas a příležitost, kterou vám věnovali.
- Děkuji Vám, že jste si dnes (nebo včera) udělala/udělal čas a setkal/a se se mnou ohledně pozice [Název pozice] ve společnosti [Název společnosti].
- Naše konverzace mě utvrdila v tom, že tato role a kultura Vaší společnosti jsou pro mě ideální.
4. Personalizace a zdůraznění kvalifikace (Jádro)
Toto je nejdůležitější část. Musíte ukázat, že jste aktivně naslouchali a chápete potřeby firmy. Vložte do e-mailu konkrétní odkaz na to, co se během pohovoru probíralo.
- Odkaz na diskusi: Zvláště mě zaujala Vaše diskuze o nedávných projektech/plánech v oblasti [konkrétní téma], a jak by moje zkušenosti s [relevantní dovednost] mohly přispět k rychlejšímu dosažení těchto cílů.
- Doplnění/Objasnění: Když jsme mluvili o [konkrétní problém], napadlo mě, že bych mohl/a využít svůj přístup, který se mi osvědčil v mé předchozí roli, kde se nám díky němu podařilo [konkrétní úspěch/číslo].
- Posílení přínosu: Jsem přesvědčen/a, že mé dovednosti v [Dovednost 1] a [Dovednost 2] jsou přesně to, co Váš tým pro [Konkrétní cíl] aktuálně potřebuje.
5. Výzva k akci a závěr (Call to Action)
Ukončete e-mail zdvořile, zopakujte svou ochotu k další komunikaci a zeptejte se na další kroky (pokud vám nebyly sděleny).
- Rád/a bych využil/a tuto příležitost a zeptal/a se, jaký je další postup ve výběrovém řízení. Těším se na Vaši případnou odpověď.
- Pokud byste potřebovali jakékoli doplňující informace nebo reference, neváhejte mě kontaktovat.
- Ještě jednou děkuji za tuto skvělou příležitost. Těším se na možnost přispět k úspěchu [Název společnosti].
6. Podpis
Zakončete e-mail profesionálním podpisem.
- S pozdravem,
- S úctou,
- [Vaše Jméno a Příjmení]
- [Váš Telefonní kontakt]
Co dělat, pokud nepřichází odpověď? (Druhý Follow-up)
Někdy se stává, že i po děkovném e-mailu nastane ticho. Pokud vám během pohovoru sdělili termín rozhodnutí (např. „Ozveme se do konce příštího týdne“), řiďte se jím.
Kdy se připomenout podruhé?
- Počkejte, dokud neuplyne minimálně 3 až 5 pracovních dní po avizovaném termínu rozhodnutí.
- Pokud vám termín nesdělili, je vhodné poslat druhý follow-up přibližně 7 až 10 dní po odeslání prvního děkovného e-mailu.
Obsah připomínkového e-mailu:
Druhý e-mail musí být velmi zdvořilý a stručný. Jeho cílem je pouze zjistit, v jaké fázi se výběrové řízení nachází.
- Předmět: Dotaz ohledně pozice [Název pozice] – [Vaše Jméno]
- Tělo e-mailu: Vážená paní/pane [Jméno], doufám, že se Vám daří dobře. Píšu Vám v návaznosti na náš pohovor ze dne [Datum] na pozici [Název pozice]. Zajímalo by mě, v jaké fázi se výběrové řízení aktuálně nachází a zda už máte nějaké novinky ohledně dalšího postupu.
- Potvrzuji svůj velký zájem o tuto roli a těším se na možnost dozvědět se o výsledku.
- Ještě jednou Vám děkuji za Váš čas. S pozdravem, [Váš Podpis].
Závěrečné tipy:
- Korekce je klíčová: Před odesláním vždy zkontrolujte překlepy, gramatiku a správné oslovení/název pozice.
- Buďte autentičtí: Nepoužívejte šablony slovo od slova. Přizpůsobte tón a obsah tak, aby odpovídal atmosféře vašeho pohovoru.
- Nezoufejte: I když je následný e-mail mocný nástroj, nezaručí vám automaticky získání práce. Ukazuje ale váš profesionalismus bez ohledu na výsledek a pomáhá udržet dobrý vztah pro budoucí příležitosti.
Profesionální následná komunikace je tečka, která završuje váš výkon na pohovoru. Je to závěrečná šance prodat sebe a svůj potenciál. Nezapomeňte ji využít!
