E-mail je dnes de facto prvním dojmem, který u personalisty (HR) zanecháte. V záplavě desítek, ne-li stovek, uchazečů na jednu pozici je klíčové, aby váš e-mail nevyzněl jako generická šablona, ale jako relevantní, profesionální a jasný projev zájmu. Dobře napsaná zpráva může být jazýčkem na vahách, který vás posune z hromádky „možná“ mezi pozvané k pohovoru.
Následující pravidla a tipy vám pomohou vytvořit e-mail, který personalistu zaujme, ukáže vaši profesionalitu a usnadní mu práci.
Část 1: Základní pilíře: Forma a prvotní dojem
Váš e-mail musí být bezchybný a snadno čitelný. Personalisté nemají čas luštit nejasné nebo nepřehledné zprávy.
1. Profesionální e-mailová adresa a jméno
- Adresa: Zapomeňte na přezdívky nebo infantilní adresy. Použijte adresu, která obsahuje vaše jméno a příjmení (např. jan.novak@email.cz).
- Jméno odesílatele: Ujistěte se, že se v e-mailu zobrazuje vaše plné jméno, nikoli pouze iniciála nebo jiná přezdívka.
2. Předmět e-mailu: Klíč k otevření
Předmět je to první, co personalista uvidí, a je rozhodující pro to, zda zprávu otevře. Musí být stručný, konkrétní a akční.
- Špatně: Žádost o práci, Dobrý den, CV
- Dobře:
- Reakce na pozici: Marketing Specialist (ID 1234) – Jan Novák
- Zájem o pozici Finanční analytik – Tomáš Svoboda
- Dotaz k inzerátu: Junior Copywriter (Jméno Příjmení)
3. Oslovení: Konkrétní a formální
- Personalizujte: Vždy, když je to možné, zjistěte si jméno kontaktní osoby. Oslovujte konkrétně: Vážená paní Nováková, nebo Vážený pane Nováku,. Ukazujete tím, že jste si inzerát přečetli pečlivě a máte opravdový zájem.
- Obecné oslovení: Pokud jméno neznáte, použijte formální, ale neutrální oslovení: Vážený/á pane/paní, nebo Dobrý den, (v českém prostředí je to přijatelné, pokud se nejedná o velmi formální sektor).
Část 2: Tělo e-mailu: Buďte struční a relevantní
E-mail by neměl být opsaný životopis ani motivační dopis. Je to stručný úvod a přesvědčivá ochutnávka toho, co personalista najde v přílohách. Délka by se měla pohybovat optimálně mezi 5-8 větami, rozdělenými do krátkých odstavců pro lepší čitelnost.
4. Účel zprávy a představení (1. odstavec)
Okamžitě sdělte, proč píšete a na jakou pozici reagujete.
- Příklad: „Píši Vám v reakci na Váš inzerát na pozici Marketing Specialist, který jsem našel/našla na portálu [Název portálu]. Tímto bych rád/a vyjádřil/a svůj velký zájem o tuto příležitost.“
5. Klíčové přínosy a propojení s firmou (2. odstavec)
Vyberte 1–2 nejrelevantnější úspěchy, dovednosti nebo zkušenosti z vašeho životopisu, které přímo odpovídají požadavkům inzerátu. Ukažte, že chápete, co firma potřebuje, a víte, jak to můžete naplnit. Vyvarujte se klišé jako „jsem týmový hráč“ a buďte konkrétní.
- Příklad: „Během mého působení ve společnosti [Předchozí firma] jsem úspěšně vedl/a [Konkrétní projekt], což vedlo k [Číslo, metrika, např. zvýšení prodeje o 15 %]. Věřím, že mé zkušenosti s [Konkrétní dovednost] a hluboké porozumění pro [Obor] by byly pro Váš tým velkým přínosem.“
6. Formální tón a struktura
- Spisovná čeština: Vždy používejte spisovný jazyk a vyhněte se hovorové mluvě, zkratkám nebo emotikonům.
- Přehlednost: Použijte krátké odstavce a v případě potřeby odrážky pro zvýraznění klíčových informací. Dlouhé, nečleněné bloky textu se nečtou.
- Gramatická korektura: Pravopisné chyby a překlepy jsou neomluvitelné a okamžitě narušují dojem profesionality. Vždy si e-mail po sobě přečtěte (ideálně i nahlas) nebo použijte kontrolu pravopisu.
Část 3: Závěr a výzva k akci
E-mail by měl skončit zdvořile a s jasným vymezením, co se má dít dál.
7. Zmínka o přílohách
Vždy se ujistěte, že jste připojili vše, co je požadováno (životopis, motivační dopis, portfolio apod.).
- Příklad: „V příloze zasílám svůj podrobný životopis a motivační dopis, kde se o mých kvalifikacích dočtete více.“
8. Zdvořilý závěr a výzva k akci (Call to Action)
Závěr by měl vyjadřovat vaši otevřenost k dalšímu kontaktu.
- Příklad: „Děkuji Vám za Váš čas a posouzení mé žádosti. Velmi rád/a se s Vámi setkám osobně a proberu, jak mohu přispět k úspěchu Vaší společnosti. S pozdravem a přáním příjemného dne,“
9. Profesionální podpis
Podpis by měl být jednoduchý a kompletní.
- Vaše Jméno a Příjmení
- Telefonní číslo
- (Volitelné: Odkaz na LinkedIn profil nebo online portfolio)
Část 4: Specifické e-maily
Různé situace vyžadují mírně odlišný přístup.
A) Děkovný e-mail po pohovoru (Follow-up)
Děkovný e-mail je skvělá cesta, jak se připomenout, upevnit pozitivní dojem a ukázat zájem. Pošlete jej ideálně tentýž den večer nebo následující ráno (do 24 hodin).
- Předmět: Poděkování za pohovor na pozici [Název pozice] – Jan Novák
- Poděkování: Poděkujte za čas a za podnětnou konverzaci.
- Personalizace a zájem: Odkazte se na konkrétní téma z pohovoru (např. „Naše diskuze o strategii rozvoje trhu v Asii mě velmi zaujala a utvrdila mě v tom, že bych k tomuto projektu rád/a přispěl/a…“). Tím dokážete, že se nejedná o generickou šablonu.
- Závěr: Znovu vyjádřete zájem a těšte se na další kroky.
B) Kontrolní e-mail (Follow-up) po dlouhém čekání
Pokud se po uplynutí slíbené doby neozývají, je v pořádku poslat zdvořilý kontrolní e-mail.
- Kdy: Nejdříve po uplynutí doby, kterou vám personalista sdělil (např. 1 týden po pohovoru, pokud řekli, že se ozvou do týdne).
- Tón: Vždy zůstaňte přátelští a profesionální, vyvarujte se stížnostem.
- Obsah: Připomeňte, na jakou pozici jste reagovali/byli na pohovoru, poděkujte a zeptejte se, zda nemají nějakou aktualizaci k časovému harmonogramu. Můžete se také zeptat, zda nepotřebují doplnit nějaké informace.
- Příklad: „Dobrý den, paní Nováková, navazuji na náš pohovor z [datum] na pozici [Název pozice]. Zajímalo by mě, zda již došlo k posunu ve výběrovém řízení. Pokud byste potřebovala jakékoliv doplňující informace, jsem Vám k dispozici. Děkuji a přeji Vám příjemný den.“
Shrnutí: Nejdůležitější pravidla úspěšného e-mailu
| Pravidlo | Popis |
| Být konkrétní | Předmět e-mailu musí vždy obsahovat název pozice a vaše jméno. |
| Být relevantní | Tělo e-mailu zaměřte pouze na 1–2 dovednosti, které jsou pro danou pozici kritické. |
| Být profesionální | Používejte spisovný jazyk, formální oslovení a zkontrolujte pravopis a gramatiku. |
| Být stručný | Pište úsporně a přehledně. Personalista by měl hlavní informaci pochopit na první pohled. |
| Nezapomenout na přílohy | Vždy zkontrolujte, zda jste připojili životopis a motivační dopis v požadovaném formátu (ideálně PDF). |
